Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Oliveros Bejarano Abogados S.A.S. · Versión 1.0 · Vigente desde el 23 de agosto

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), OLIVEROS BEJARANO ABOGADOS S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, aplicable a toda la información personal que recolecta, almacena, usa, circula o suprime en desarrollo de su actividad profesional, incluidos los datos obtenidos a través de su sitio web, sus perfiles en redes sociales y sus campañas publicitarias digitales.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón social: OLIVEROS BEJARANO ABOGADOS S.A.S.

NIT: 901.809.827-6

Representante legal: Johan Esneyder Oliveros Bejarano

Domicilio principal: Carrera 7 No. 31A – 56 Edificio Equilibrium, Bogotá D.C., Colombia

Otras sedes: Carrera 32 No. 38 – 70, Edificio Romarco, Oficina 1101, Villavicencio (Meta) — Medellín (Antioquia)

Correo electrónico de contacto y notificaciones:oliverosbejaranoabogados@gmail.com

Teléfono / WhatsApp: +57 311 631 9073

Sitio web: oliverosbejaranoabogados.com

Horario de atención: lunes a viernes, 8:00 a. m. a 5:00 p. m.

2. Definiciones

Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos biométricos, vida sexual, entre otros).
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el Tratamiento. En esta Política, Oliveros Bejarano Abogados S.A.S.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: envío de datos a un receptor que es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable.

3. Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a los datos personales de clientes, contrapartes, usuarios del sitio web, personas que interactúan con nuestras redes sociales o campañas publicitarias, proveedores, contratistas, aspirantes a vacantes, empleados y cualquier tercero cuya información llegue a nuestras bases de datos con ocasión de la prestación de servicios jurídicos.

4. Datos personales que recolectamos

Categoría	Ejemplos
Identificación	Nombres y apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, firma.
Contacto	Dirección física, correo electrónico, teléfono fijo o móvil, número de WhatsApp, ciudad, usuario de redes sociales.
Socioeconómicos y financieros	Ocupación, ingresos, egresos, activos, pasivos, obligaciones vigentes, reportes en centrales de riesgo, información tributaria, datos de facturación y pago.
Datos del asunto jurídico	Hechos del caso, documentos aportados, expedientes, actuaciones judiciales o administrativas, información de la contraparte y de terceros vinculados al proceso.
Datos sensibles	Información de salud (por ejemplo, en procesos laborales de estabilidad reforzada), datos biométricos y demás que resulten indispensables para la defensa del caso.
Navegación y publicidad	Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen de la visita, identificadores de cookies y de píxeles publicitarios.

4.1. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

Conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, ninguna persona está obligada a suministrar datos sensibles. Cuando solicitemos este tipo de información lo advertiremos expresamente e indicaremos su carácter facultativo, así como la finalidad concreta que justifica su recolección. El Tratamiento de datos sensibles solo se realizará con autorización explícita del Titular o cuando exista una causal legal que lo permita, en especial la defensa de un derecho en un proceso judicial.

Respecto de menores de edad, el Tratamiento se sujeta al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a la Sentencia C-748 de 2011: se realiza únicamente cuando responde al interés superior del menor, respeta sus derechos fundamentales y cuenta con la autorización del representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

Atender solicitudes de información, consultas jurídicas iniciales, agendamiento de citas y cotizaciones de servicios.
Evaluar la viabilidad del caso, verificar conflictos de interés y formalizar el contrato de prestación de servicios profesionales o el poder correspondiente.
Ejercer la representación judicial, extrajudicial y administrativa del cliente, incluida la radicación de demandas, solicitudes de insolvencia de persona natural no comerciante, recursos y demás actuaciones procesales.
Gestionar la relación contractual: facturación, cobro, recaudo, contabilidad y cumplimiento de obligaciones tributarias.
Remitir información sobre el estado de los procesos, requerimientos y comunicaciones propias del servicio.
Realizar actividades de mercadeo y comunicación comercial: envío de boletines, novedades normativas, invitaciones a eventos y promoción de nuestros servicios por correo electrónico, WhatsApp, SMS o llamadas.
Desarrollar campañas publicitarias en plataformas digitales, incluida la segmentación, la creación de públicos personalizados y similares, y la medición de resultados (ver numeral 7).
Analizar el comportamiento de los usuarios del sitio web con el fin de mejorar su funcionamiento, contenido y experiencia de navegación.
Evaluar la calidad del servicio mediante encuestas de satisfacción y, previa autorización adicional, publicar testimonios o casos de éxito.
Adelantar procesos de selección de personal y practicantes.
Cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades judiciales y administrativas, y conservar la información que exija la ley.

6. Autorización del Titular

La autorización se obtiene por cualquier medio que permita su posterior consulta, entre ellos:

La marcación de la casilla de aceptación en los formularios del sitio web, en los formularios de clientes potenciales de Facebook e Instagram y en cualquier otro formulario digital.
La suscripción del contrato de prestación de servicios, del poder o de la cláusula de autorización incluida en nuestros documentos físicos y electrónicos.
La comunicación voluntaria del Titular por WhatsApp, correo electrónico, mensajería de redes sociales o llamada telefónica, entendida como conducta inequívoca de la que se concluye su consentimiento.

La autorización no será necesaria en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, los casos de urgencia médica o sanitaria, los datos de naturaleza pública y los datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7. Tratamiento de datos en Meta (Facebook, Instagram, Messenger y WhatsApp) y otras plataformas publicitarias

Oliveros Bejarano Abogados S.A.S. utiliza las herramientas de negocios de Meta Platforms, Inc. y de otras plataformas digitales para promocionar sus servicios. Al navegar en nuestro sitio web o interactuar con nuestros anuncios y perfiles, se realizan los siguientes tratamientos:

7.1. Píxel de Meta y API de Conversiones

Instalamos en nuestro sitio web el Píxel de Meta y podemos utilizar la API de Conversiones. Estas herramientas registran acciones como la visita a una página, el envío de un formulario, el clic en el botón de WhatsApp o el agendamiento de una cita, y las asocian a identificadores de cookies o a datos de contacto cifrados (hashing). Su finalidad es medir la efectividad de los anuncios, optimizar su entrega y mostrar publicidad relevante.

7.2. Públicos personalizados y públicos similares

Podemos crear públicos personalizados a partir de la actividad en nuestro sitio web, de la interacción con nuestros perfiles o de listas de contactos que hayan autorizado el envío de comunicaciones comerciales, así como públicos similares derivados de estos. Cuando se emplean listas de contactos, la información se transmite de forma cifrada y Meta no la utiliza para finalidades distintas de la coincidencia publicitaria.

7.3. Anuncios de generación de clientes potenciales

Cuando el usuario diligencia un formulario instantáneo en Facebook o Instagram, los datos que suministra (nombre, correo electrónico, teléfono, ciudad y las respuestas a las preguntas del formulario) son recibidos directamente por nuestra firma con el fin de contactarlo y ofrecerle asesoría jurídica. El envío del formulario implica la aceptación de esta Política.

7.4. Mensajería

Las conversaciones iniciadas a través de Messenger, Instagram Direct y WhatsApp —incluidos los anuncios de clic para enviar mensaje— son almacenadas y tratadas por nuestra firma para atender la solicitud, dejar constancia de la gestión y hacer seguimiento comercial. Estas plataformas son operadas por Meta bajo sus propias condiciones.

7.5. Responsabilidad de Meta y otros proveedores

Meta Platforms, Inc. trata los datos recolectados mediante sus herramientas como responsable independiente, conforme a sus propias políticas, disponibles en facebook.com/privacy/policy. El usuario puede administrar sus preferencias publicitarias en facebook.com/adpreferences/ad_settings.

Igualmente utilizamos Google Analytics y herramientas asociadas para el análisis estadístico del sitio web. La inhabilitación puede realizarse mediante el complemento disponible en tools.google.com/dlpage/gaoptout.

8. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías equivalentes (píxeles, etiquetas, almacenamiento local). Se clasifican así:

Necesarias: permiten el funcionamiento básico del sitio, la seguridad y el envío de formularios. No requieren consentimiento.
De preferencias: recuerdan configuraciones elegidas por el usuario.
Analíticas: permiten conocer el uso del sitio de forma agregada (Google Analytics).
Publicitarias: permiten mostrar anuncios relevantes y medir campañas (Píxel de Meta, entre otras).

Al ingresar al sitio se despliega un aviso que permite aceptar, rechazar o configurar las cookies no necesarias. El usuario puede modificar su decisión en cualquier momento desde el mismo aviso o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador. El rechazo de las cookies analíticas y publicitarias no impide el uso del sitio.

9. Encargados, transmisión y transferencia de datos

Para operar, la firma se apoya en terceros que pueden acceder a datos personales, entre ellos: proveedores de alojamiento web e infraestructura en la nube (Hostinger), plataformas de correo y ofimática, herramientas de agendamiento (Calendly), plataformas publicitarias y de analítica (Meta Platforms, Google), pasarelas de pago, software contable y de gestión de casos, y peritos, abogados corresponsales o auxiliares de la justicia vinculados a un proceso.

Algunos de estos proveedores se encuentran domiciliados fuera de Colombia, lo que implica una transferencia o transmisión internacional de datos. Dicha operación se realiza con fundamento en la autorización expresa e inequívoca otorgada por el Titular al aceptar esta Política, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y bajo contratos que exigen a los receptores estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los aquí previstos.

10. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida, o cuando la Superintendencia haya determinado que el Tratamiento fue contrario a la ley.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
Oponerse al uso de sus datos con fines publicitarios y solicitar la exclusión de nuestras bases de mercadeo.

La supresión de datos no procede cuando los datos deban conservarse en cumplimiento de una obligación legal o contractual vigente, en particular durante el trámite de un proceso judicial y por los términos de conservación documental y contable aplicables.

11. Procedimiento para ejercer los derechos

El área responsable de atender las peticiones de los Titulares es la Gerencia de Oliveros Bejarano Abogados S.A.S., a través del correo gerencia@oliverosbejaranoabogados.com, del teléfono +57 311 631 9073 o de forma presencial en cualquiera de nuestras sedes en horario de atención.

11.1. Consultas

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información que repose en nuestras bases de datos. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes.

11.2. Reclamos

Cuando el Titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo que debe contener: identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, informando previamente al interesado.

11.3. Requisito de procedibilidad

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante nuestra firma.

12. Deber de reserva y secreto profesional

La información que los clientes suministran a Oliveros Bejarano Abogados S.A.S. está amparada, además, por el secreto profesional consagrado en el artículo 74 de la Constitución Política y en la Ley 1123 de 2007 (Código Disciplinario del Abogado). Esta reserva es indefinida en el tiempo y se mantiene aun después de terminada la relación profesional, sin perjuicio de las excepciones legales.

13. Medidas de seguridad

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: cifrado del sitio web mediante certificado SSL, control de accesos por perfiles, contraseñas robustas y doble factor de autenticación, copias de respaldo periódicas, acuerdos de confidencialidad con el personal y con terceros, y capacitación interna. Ningún sistema es infalible; en caso de incidente de seguridad relevante, informaremos a los Titulares afectados y a la autoridad competente conforme a la normativa vigente.

14. Vigencia de las bases de datos y conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y, posteriormente, durante los términos exigidos por las normas comerciales, contables, tributarias y de archivo aplicables, así como por los términos de prescripción de las acciones derivadas de la relación profesional. Los datos utilizados con fines de mercadeo se conservarán hasta que el Titular revoque su autorización.

15. Modificaciones a la Política

Esta Política podrá ser modificada en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados a través del sitio web con una antelación razonable a su entrada en vigencia, mediante la publicación de la versión actualizada en esta misma dirección. Se recomienda al Titular consultarla periódicamente.

16. Legislación aplicable y vigencia

Esta Política se rige por la legislación colombiana, en particular por la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1074 de 2015 y las circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Fecha de entrada en vigencia: 23 de agosto de 2026. Las bases de datos administradas por Oliveros Bejarano Abogados S.A.S. tendrán una vigencia indefinida, mientras se mantengan las finalidades del Tratamiento y la sociedad desarrolle su objeto social.